Ga naar hoofdinhoud

Controleren van rapporten

Om Factview goed te beheren is het belangrijk om regelmatig te controleren of alle gegevens correct zijn gekoppeld en verwerkt.

Binnen Factview zijn hiervoor twee hulpmiddelen beschikbaar:

  • Mapping controle

  • Checklist

Met deze functies kun je controleren of de administratie correct is gekoppeld aan de rapportstructuur.

Mapping controle​

Ga via het hoofdmenu naar:

Controleren → Mapping controle

Hier wordt het Controle Overzicht weergegeven.

Controle Overzicht​

Het Controle Overzicht toont een controle van alle gemapte en niet-gemapte rekeningen binnen het dossier. Hiermee kan worden gecontroleerd of de totalen van de administratie overeenkomen met de rapportstructuur.

Het overzicht bestaat uit drie onderdelen.

1. Beschrijving​

In deze kolom staan de verschillende onderdelen van de controle.

Hier wordt onder andere weergegeven:

  • Saldo alle rekeningen van het dossier

    Het totale saldo van alle grootboekrekeningen in het dossier.

  • Saldo gemapte rekeningen in de standaardstructuur

    Het saldo van alle rekeningen die aan de rapportstructuur zijn gekoppeld.

  • Berekend verschil importset

    Het verschil tussen het totale dossiersaldo en het saldo van de gemapte rekeningen.

  • Verschil als gevolg van niet of foutief gemapte rekeningen

    Geeft aan of er rekeningen ontbreken of verkeerd zijn gekoppeld.

2. Realisatie per maand​

In deze kolommen worden de bedragen per maand weergegeven voor het geselecteerde jaar.

Hierdoor kan worden gecontroleerd of:

  • de winst- en verliesrekeningen correct zijn opgenomen

  • de balansrekeningen correct zijn verwerkt

  • de totalen overeenkomen met de administratie

3. Totaal​

De kolom Totaal toont het totaalbedrag over het gehele jaar.

Hiermee kun je snel controleren of de jaarlijkse totalen van het dossier en de rapportstructuur met elkaar overeenkomen.

Checklist​

Een andere manier om de administratie te controleren is via de automatische checklist.

Ga via het hoofdmenu naar:

Controleren → Checklist

De checklist voert automatisch een aantal controles uit op de administratie en de rapportstructuur. Hiermee kan snel worden gecontroleerd of alles correct is ingericht voordat rapportages worden gemaakt.

Status van controles​

Per controle wordt een status weergegeven:

  • Groen vinkje – de controle is in orde

  • Rood kruis – er is een probleem dat gecontroleerd moet worden

Wat controleert de checklist?​

De checklist controleert onder andere of:

  • de importsets in evenwicht zijn

  • alle grootboekrekeningen zijn gemapt in de standaardstructuur

  • balansrekeningen niet in de winst- en verliesstructuur zijn geplaatst

  • winst- en verliesrekeningen niet in de balansstructuur zijn geplaatst

  • rekeningen zijn gemapt op het laagste niveau van de structuur

Met de knop Alle checks uitvoeren kunnen alle controles opnieuw worden uitgevoerd en wordt de checklist bijgewerkt.